Fit fürs Homeoffice

Ob ein Kollege von zu Hause am Rechner per Video-Call, im Arbeitszimmer vom IP-Telefon oder unterwegs vom Mobiltelefon aus an der Besprechung teilnimmt, spielt keine Rolle. Die physische Präsenz im Büro ist in der digitalen Welt von heute keine wesentliche Voraussetzung mehr für einen schnellen und kollaborativen Arbeitsprozess. Mit den richtigen Tools können viele Aufgaben auch außerhalb des Büros erledigt werden.

Gleiches gilt für Geschäftsreisen: Externe Kundentermine sind für viele Unternehmen unerlässlich. Um von unterwegs oder auf der Dienstreise wie gewohnt auf Daten zugreifen und arbeiten zu können, schaffen Anbieter von Cloud-Telefonanlagen eine funktionierende technische Infrastruktur, um Kommunikationskanäle, Daten und Software nach Bedarf ortsunabhängig sowohl über das Smartphone, den Laptop oder den PC, nutzen zu können.

Auch wenn viele Unternehmen das Ganze noch sehr kritisch sehen, und das Erschweren des Informationsflusses sowie einen Leistungs- und Kontrollverlust befürchten, ist es an der Zeit, bisherige Arbeitsmodelle zu überdenken. Neue Technologien und die Globalisierung verändern die Arbeitswelt kontinuierlich und machen mehr Flexibilität bei Arbeitszeit und Arbeitsort möglich. Anbieter von Cloud-Telefonanlagen liefern hierfür die richtigen Tools. Diese bringen den Nutzern nicht nur maximale Flexibilität und Ortsunabhängigkeit, sondern auch weitere Vorteile wie z.B. eine Kostensenkung, mehr Funktionen und eine komfortable Kommunikation.

Flexibilität in der Kommunikation

Ein Großteil der Unternehmen hat aufgrund der wirtschaftlich schwierigen Lage schnell in die verschiedensten Kommunikationslösungen investiert. Im Fokus von Unternehmen stehen hierbei vor allem Cloud- und IP-basierte Telefonanlagen (VoIP) sowie professionelle UCC-Lösungen (Unified Communication and Collaboration, Integration verschiedener Kommunikationsformen und -kanäle). VoIP steht für Voice over IP und bezeichnet das Telefonieren über das Internet bzw. über das Internet Protokoll.

Aber wie kann die Erreichbarkeit und damit die problemlose Kommunikation mit Kunden und Kollegen von zu Hause oder einem anderen Standort sichergestellt werden? Die meisten Unternehmen haben die Vorteile bereits erkannt und nutzen die Cloud für eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen ihren Mitarbeitern. Dokumente können von überall gemeinsam bearbeitet werden, Präsentationen gezeigt und Meetings gehalten werden. Laut einer Studie über »Smart Business Communications« für den ITK-Business- und Consumer-Bereich geben zwei Drittel der Befragten an, dass sie dabei auf (Unified) Communications auf Cloud-Lösung (UCC) setzen, um mehr Flexibilität und eine höhere Sicherheit für die Vernetzung ihrer Mitarbeiter in den verschiedenen deutschen und internationalen Standorten zu erreichen.

Zudem kommt der Kostenfaktor hinzu, denn Cloud-Lösungen sind aufgrund fehlender Anschaffungskosten teurer Gerätschaften meist sogar deutlich günstiger, als komplexe Infrastrukturen wie Server oder analoge ISDN-Telefonanlagen selbst zu betreiben. Für die VoIP-Telefonanlage brauchen Unternehmen keinen Telefonanschluss mehr, sondern lediglich eine ausreichende Breitband-Internetverbindung. Die IP-Technologie ermöglicht es, alle Dienste wie Telefonie, Internet und Mobilfunk in einem Angebot zu vereinen und von hohen Kosteneinsparungen zu profitieren.

Von heute auf morgen ins Homeoffice

Bei dem Umstieg auf die VoIP-Telefonie und der Wahl des richtigen Anbieters spielen neben einem guten Preis-Leistungsverhältnis vor allem Datenschutz, Ausfallsicherheit und Funktionsumfang eine wichtige Rolle. Um sicherzustellen, dass die Kommunikation nicht zum Stillstand kommt und der Austausch zwischen allen Projektbeteiligten wie gewohnt stattfinden kann, bieten sich vielseitige Cloud-UCC-Lösungen an. Sind wichtige technische Voraussetzungen (u.a. stabile Hardware und Internetbandbreite) erfüllt und Fragen rund um das Thema Zugriffsberechtigung und Datenschutz geklärt, schaffen renommierte Anbieter für Cloud-Kommunikation die innovativen und maßgeschneiderten Lösungen für eine virtuelle Zusammenarbeit.

»Unified Communications and Collaboration (UCC)« steht für die Zusammenführung von verschiedenen Kommunikationsanwendungen wie dem Telefon, Tablet, Smartphone und PC. Ein orts- und geräteunabhängiges Arbeiten ist die Grundlage der modernen Business-Kommunikation. Ob Cloud-Telefonanlage, Videotelefonie und Online-Meetings, alle Daten in der Cloud werden von leistungsstarken Servern sicher und lokal in deutschen Hochleistungszentren gehostet. Dabei sollte die virtuelle Telefonanlage mindestens redundant gehostet sein und eine Verfügbarkeit von über 99 % garantieren.

Flexible Cloud-Telefonie

Eine Cloud-Telefonanlage ist über ein spezielles Webportal (wie z.B. placetel.de) schnell einsatzbereit und bietet eine Vielzahl von Telefonie-Funktionen. Um keine Verwirrung bei Kollegen und Kunden zu verursachen, gibt es eine Rufnummer, unter der die Mitarbeiter sowohl im Büro als auch von unterwegs immer erreichbar sind. Die Weiterleitung ist in kürzester Zeit über das Webportal eingerichtet und enthält Features wie Videokonferenzen in HD-Qualität, Online-Meetings sowie Screen- und Filesharing-Optionen. Die Geschäftszeiten können in den Routingplänen entsprechend der individuellen Erreichbarkeit im Homeoffice angepasst werden, sodass keine Anrufe außerhalb der Arbeitszeit erfolgen.

Zusätzlich können, dank intelligenter Anrufsteuerung, Anrufgruppen erstellt werden. Hiermit werden Anrufe direkt an freie Kollegen weitergeleitet. Schon ein Knopfdruck reicht aus, um den Anruf zu übernehmen. Ist ein Mitarbeiter gerade in der Pause oder aus anderen Gründen nicht verfügbar, kann der Anrufer zudem mit einer personalisierten Ansage empfangen werden.

Alle bekannten Funktionen der Telefonanlage können ganz einfach über eine mobile App auf dem Handy oder Softphone am Rechner genutzt werden. Beim Softphone handelt es sich um eine Software, die es ermöglicht, komplett hardwarefrei über die VoIP-Anlage in der Cloud zu telefonieren. Darüber hinaus ist die Cloud-Telefonanlage flexibel erweiterbar: Kommen neue Kollegen hinzu, können beliebig viele Nebenstellen hinzugebucht werden. Perfekt also, um die Telefonanlage jederzeit an die Situation des Unternehmens anzupassen und wirklich nur für das zu zahlen, was gerade benötigt wird.

Videokonferenzen per Klick

Mit den richtigen Tools ist auch die Teilnahme an Webkonferenzen von unterwegs möglich. Meetings müssen nicht mehr im Büro stattfinden und auch das Handling von mehreren Teilnehmern ist im virtuellen Konferenzraum kein Problem. Mit einem Konferenzsystem im Webportal können Teams überall zusammenarbeiten und nahtlos an die Arbeit des Vortages anknüpfen. Es können Bildschirme geteilt und Nachrichten und Dateien im Instant-Messaging zeitnah ausgetauscht werden. In den Digital-Workplace können bis zu zehn Teilnehmer eingeladen werden, für externe Teilnehmer erfolgt die Einwahl ganz einfach per Link und auf Wunsch mit persönlicher PIN.

Einfach über das Webportal konfiguriert, funktionieren die Telefonanlage und das Smartphone als Einheit und der Mitarbeiter ist auch außerhalb des Büros immer unter einer Nummer erreichbar. Das Einwählen erfolgt ohne ein langes Setup und Wartezeiten und ist besonders geeignet für Außendienstmitarbeiter und andere Personen, die viel unterwegs sind. Mit der Besetzlampenfunktion sehen die Kollegen auch beim mobilen Telefonieren, ob bereits ein Gespräch geführt wird.

Um sich keine Gedanken um die Kosten zu machen, empfiehlt es sich einen Anbieter zu wählen, mit dem geringe Mindestlaufzeiten vereinbart werden können. So kann sehr flexibel auf die jeweilige Situation im Unternehmen reagiert werden. Gerade für Startups, die häufig vor langen Vertragsbindungen zurückschrecken und so flexibel wie möglich bleiben möchten, ist dieses Prinzip sehr attraktiv. Neben einer minutengenauen Abrechnung ausgehender Verbindungen sollten zudem alle internen Gespräche mit Kollegen sowohl innerhalb als auch außerhalb von Deutschland kostenlos sein. Auch kann ein Mobilfunktelefon als vollwertige Nebenstelle integriert werden. Der SIM-Kartenvertrag sollte jedoch eine Allnet-Flat inklusive haben und monatlich kündbar sein bei freier Wahl passender Datentarife.

Homeoffice und Remote Working werden immer wichtiger und die Hürden für Unternehmen, ihren Mitarbeitern den flexiblen Einsatz von zu Hause zu gewährleisten, wird immer niedriger. Wer auf eine veränderte Arbeitswelt und Lebensrealität seiner Mitarbeiter adäquat reagieren will, kommt daher um Remote-Work nicht herum. Die Auswahl an Lösungen zur Umsetzung reibungsloser Kommunikation von Kollegen im Büro und Remote ist riesig und deren Einrichtung wie Bedienung in der Regel einfach und sicher. Im Homeoffice produktiv zu sein, ist dank Cloud-Telefonie und Collaboration-Tools heute kein Problem.