Das System umfasst die Module Sage HR Basis, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Performance-Management, Personaleinsatz- und Schichtplanung, Zeiterfassung, Ausgaben- und Kostenerfassung sowie Recruiting. Als vollständig integrierte End-to-End-Lösung automatisiert Sage HR einen Großteil der Prozesse der Personalarbeit und ermöglicht es Unternehmen, sich auf eine neue Art und Weise mit ihren Mitarbeitern zu verbinden – auch, wenn diese nicht im Büro vor Ort sind, sondern remote an verschiedenen Orten lokal verteilt arbeiten. Das Kernmodul »Sage HR Basis« stellt hierfür alle nötigen Funktionen zur Verfügung. Eine wichtige technologische Voraussetzung dafür ist, dass sämtliche Mitarbeiterinformationen in einer zentralen HR-Datenbank erfasst werden, zu denen alle Beschäftigten entsprechend ihrer Zugriffsrechte über das Self-Service-Portal unabhängig von Zeit und Ort Zugang haben.
Für orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf das System stellt Sage HR dem Anwender zudem eine Mobile App zur Verfügung. Damit sind zum Beispiel nicht nur wichtige Kontaktdaten zu Kollegen oder Kalenderübersichten, wer aus dem Team wann im Büro vor Ort oder im Urlaub ist, permanent verfügbar. Über die App werden auch mobile Genehmigungsabläufe möglich. Abwesenheitsgenehmiger erhalten in diesem Zuge beispielsweise Push Benachrichtigungen, wenn ihre Mitarbeiter eine Abwesenheit (Urlaub etc.) beantragen und können die Anträge direkt von einem mobilen Gerät aus genehmigen oder ablehnen.
Personalverantwortliche können mit Sage HR auch Organigramme ihrer Betriebe sowie benutzerdefinierte Workflows automatisiert abbilden und ausführen (Bild 2). Dies wirkt sich insbesondere auf das Onboarding positiv aus. Neue Mitarbeiter erhalten auf diesem Weg automatisch vordefinierte, erste Aufgaben und einen guten Überblick über ihren Platz innerhalb der Organisation. Das hilft ihnen, sich schnell in ihrem Bereich zurechtzufinden und Teil des neuen Teams zu werden. Mit der eSignature-Funktion des Systems können sie zudem wichtige Dokumente gegenzeichnen und papierlos sowie in Echtzeit nachverfolgbar mit der Personalabteilung austauschen.
Darüber hinaus ist es systemseitig möglich, durch entsprechende HR-Analysen aus historischen Daten wichtige Einblicke, Schlussfolgerungen und Trends zu ermitteln, um zukünftige Anforderungen vorherzusagen. Mit Blick auf die betrieblichen Zielsetzungen wird HR damit zum strategischen Partner des Top-Managements. So kann etwa über das HR-Dashboard die prozentuale Verbesserung der unternehmerischen Performance basierend auf Mitarbeiterproduktivität (Umsatz der Mitarbeiter nach Team oder Standort) sowie An- und Abwesenheitszeiten gemessen und im Weiteren Ursachen und Auswirkungen auf die Betriebskosten ermittelt werden.
HR-Mitarbeiter können in ihren Betrieben mit dem System mehr Transparenz schaffen, indem wichtige Ankündigungen in Echtzeit über Sage HR kommuniziert werden können. Hierfür steht auch eine Newsletterfunktion zur Verfügung. Für zusätzliche Transparenz sorgt Sage HR über die Module »Ausgaben«, »Zeiterfassung« und »Schichtplanung«.
Personalverantwortliche haben damit nicht nur jederzeit den Überblick über die Ausgaben der Mitarbeiter, die ihre Quittungen direkt von unterwegs mit der Mobile App scannen und Spesen unmittelbar in das System eingeben können (Bild 3). Sie wissen über die Zeiterfassung und deren Reportings auch jederzeit über die Stundenkonten der Beschäftigten Bescheid und können diese zur Genehmigung durch die Manager vorbereiten. Der Schichtplaner bietet darüber hinaus weitere Transparenz zur Frage, welcher Mitarbeiter wann und an welchem Standort eingesetzt ist. Mitarbeiter können auf ihre Zeitpläne sowohl über die Web-App als auch über die mobile App zugreifen und selbst angeben, zu welcher Zeit sie arbeiten bzw. nicht arbeiten.
Das Sage HR-Modul zum Performance-Management hilft HR-Verantwortlichen, Beschäftigte entsprechend ihrer Kompetenzen und Stärken gezielt weiterzuentwickeln. Hierfür ist über das System nicht nur der Fortschritt bei der Erreichung der jeweils gesetzten Ziele abrufbar. Über das Modul können auch regelmäßige Einzelgespräche zur Förderung von Mitarbeitern geplant werden sowie Feedback aus dem Kollegenkreis hinterlegt werden.
Die integrierte End-to-End Recruitment-Software von Sage HR beschleunigt zudem den Einstellungsprozess durch automatisierte Nachverfolgung, Bewerber-Screening on demand, und erweiterte Analysefunktionen. So können beispielsweise durch benutzerdefinierte Scorecards faktenbasierte Einstellungsentscheidungen getroffen, der Auswahlprozess vereinheitlicht und alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
Rechts- und Datensicherheit
Sage HR erfüllt für alle Personalprozesse sämtliche Sicherheitsstandards wie etwa ISO 27001 oder die Übereinstimmung mit allen Vorgaben der DSGVO. Das System wird laufend herstellerseitig im Rechenzentrum aktualisiert. Dadurch hat der Anwender die Sicherheit, stets mit einem rechtskonformen und aktuellen Produkt zu arbeiten. Sicherheit besteht auch im Blick auf die Daten, da das System samt aller damit verarbeiteten Kundeninformationen in der zertifizierten Infrastruktur von Amazon Web Services im Geltungsbereich der EU integriert ist.
Durch die Cloud-basierte Verfügbarkeit des Systems sind beim Anwender vor Ort keine lokalen Server oder Installationen nötig. Das heißt, alle Funktionen der Software stehen beim Start sofort zur Anwendung bereit. Neue User können zudem eine 30-Tage-Testphase in Anspruch nehmen, um sich mit dem System vertraut zu machen.
Volker Edelhoff, Director Products bei Sage, zur Markteinführung von Sage ERP (Bild 4): »Sage HR ist eine intuitive, anpassbare und modulare Lösung, die den unterschiedlichen Teams in einem Unternehmen dabei hilft, optimale Leistungen abzuliefern. Wir unterstützen Personalverantwortliche dabei, HR-Herausforderungen effizient zu meistern, indem sämtliche Mitarbeiterprozesse automatisiert werden. So können sie sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Sage HR unterstützt HR-Abteilungen auf dem Weg zu einer zukunftsorientierten Personalarbeit, die die strategischen Personalfragen in das Zentrum der Arbeit stellt und nicht den administrativen Aufwand und auf diese Weise auch bewusst auf eine zeitgemäße Einbindung und Kommunikation der Mitarbeiter setzt.«
Christoph Stoica, Geschäftsführer der zentraleuropäischen Landesgesellschaften bei Sage, kommentiert (Bild 5): »Die Pandemie hat die Arbeitswelt in einem rasanten Tempo verändert und gleichzeitig schonungslos offengelegt, welchen Nachholbedarf Personalabteilungen in der Digitalisierung ihrer Prozesse haben. Mit Sage HR komplettieren wir nicht nur unser Angebot an Cloud-nativen HR-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Wir eröffnen ihnen damit auch den Weg in die Zukunft der Personalarbeit. Betriebe können damit sehr agil auf Veränderungen reagieren und ihr System sehr schnell in jede Richtung skalieren, was angesichts gegenwärtiger Marktvolatilitäten sehr wichtig ist. Kleine und mittelständische Betriebe können so aus der effizienten Steuerung ihrer HR-Prozesse heraus Wettbewerbsvorteile erzielen, ihre Personalentwicklung vorausschauend planen und diesen Vorsprung im Sinne der gesamtunternehmerischen Weiterentwicklung konsequent nutzen.«
