Digitale Ablauforganisation im Innen- und Außendienst

Die im Baden-Württembergischen Künzelsau ansässige Elektrotechnik Römer GmbH & Co. KG bietet ihren Kunden als mittelständischer Fachbetrieb und Systemlieferant kompetenten Service rund um die Elektroinstallation. Ob Planung und Durchführung von Neuinstallationen, Modernisierungen, Wartungen oder Reparaturen, das Elektrotechnik-Römer-Team aus zwölf Mitarbeitern entwickelt unter Berücksichtigung aller technischen und räumlichen Gegebenheiten individuell maßgeschneiderte und zukunftssichere Elektroinstallationen.

Hoher manueller Aufwand machte Systemwechsel notwendig

Bis 2019 kam zur Abbildung der betrieblichen Abläufe noch eine Lösung zum Einsatz, die mit den Anforderungen des stark wachsenden Handwerksbetriebes nicht mehr Schritt halten konnte. »Wir haben uns zur Unterstützung unseres Tagesgeschäftes eine flexiblere Lösung gewünscht – im Hinblick auf die Bedienbarkeit, den gebotenen Leistungsumfang und den Automatisierungsgrad bei bestimmten Workflows.

So haben wir die systemische Erfassung der Baustellendokumentation und Rapportzettel aufwändig händisch vornehmen müssen. Da es keinen Fernzugriff auf das System gab, habe ich darum üblicherweise meine Wochenenden im Büro verbracht, um die Daten in das System einzuspeisen. Viel manueller Aufwand fiel aber auch bei der Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen für den Ingenieursbau an. Die oftmals 600 Positionen umfassenden Leistungsverzeichnisse mussten wir alle in mühsamer Handarbeit bearbeiten, sodass wir auch gut und gerne mal eine Woche Vorarbeit investieren mussten, ohne überhaupt zu wissen, ob wir den Auftrag bekommen«, erinnert sich der Geschäftsführer Merlin Römer.

»Die pds Software und mobilen pds Apps haben unseren Anforderungen in Bezug auf Leistungsumfang und Prozessautomation am besten entsprochen. Gerade im Elektrohandwerk wird die Digitalisierung und die Nutzung der heutigen Automatisierungs- und Cloud-Technologien großgeschrieben. Dies gilt aber nicht nur für die Abwicklung von Kundenprojekten, sondern auch für die Effizienz in der Ablauforganisation im Innen- und Außendienst. Als zukunftsorientierter Fachbetrieb stehen wir auch in der Pflicht, unseren Mitarbeitern einen attraktiven Arbeitsplatz zu bieten. Da gehört es dazu, digitale Werkzeuge bereitzustellen, die ihnen als Monteur und uns in der Verwaltung die Arbeit nachhaltig erleichtern und die Produktivität im gesamten Team erhöhen. Wir haben uns daher 2019 entschieden, die Qualität unserer Prozesse mit der Einführung der pds Software auf ein neues Level zu bringen.«

Schlanke und automatisierte Workflows entlang des Auftrags

Bei der Formulierung der Anforderungen haben M. Römer und sein Team den Fokus auf die Vereinfachung der Arbeitsabläufe gelegt: Keine Medienbrüche, durchgängig digitale Prozesse und automatisierte Workflows von der Angebotserstellung bis zur Fakturierung. Mobile Apps sollten die Abläufe auf der Baustelle unterstützen.

Zwar war zunächst der Betrieb auf dem hiesigen Server geplant, aber perspektivisch sollte auch der Cloud-Betrieb in einem vollausgestatteten Rechenzentrum gewährleistet werden können. Am Ende konnte pds Software im Auswahlprozess vor allem durch die einfache Bedienbarkeit und Flexibilität überzeugen.

Wechsel in die Cloud-Umgebung

Seit Anfang 2020 kommt die pds Software bei Elektrotechnik Römer zur Unterstützung des Tagesgeschäftes zum Einsatz – zunächst inhouse auf dem eigenen Server, seit 2022 in der pds Cloud. »Die Warnungen des BSI (Bundesministerium für Sicherheit in der Informationstechnik) vor wachsenden Sicherheitsrisiken durch Cyberkriminalität wurden zuletzt immer lauter. 2021 hatten wir dann tatsächlich einen Cyberangriff auf unsere IT, durch den sämtliche Daten auf unserem Exchange Server verlorengegangen sind. Wir hatten daraufhin beschlossen, mit unserer IT in die sichere und hochverfügbare Cloud-Umgebung des pds-Rechenzentrums umzuziehen. Ohne die IT läuft in unserer zunehmend digitalen Welt kaum ein Prozess, daher müssen wir diese auch zuverlässig gegen Bedrohungen und Risiken absichern. Ein weiterer Vorteil: Seither haben wir nun auch nichts mehr mit Wartungsprozessen, Updates, Datensicherungen und dergleichen zu tun, weil dies alles in einer Hand über pds abgewickelt wird. Wir kümmern uns damit nur noch um unser Kerngeschäft«, führt Römer aus.

Automatisierte Prozesse: Innen- und Außendienst keine getrennten Welten mehr

Seit der Umstellung auf pds Software sind nicht nur die Prozesse insgesamt schlanker, transparenter und schneller geworden. Auch der manuelle Nacherfassungs- und Nachbearbeitungsaufwand wurde damit eliminiert.

»Die Wochenendarbeit gehört seither nicht mehr zur Routine. Die Erfassung der Stunden- und Rapportzettel machen wir heute direkt digital auf der Baustelle mit den Apps pds Service und pds Zeit. Wir können von überall aus auf die Projektakten zugreifen und sind für die interne Abstimmung im Team oder auch Kundenanfragen gegenüber jederzeit auskunftsfähig – ob im Büro, auf der Baustelle oder auch mal im Home-Office. Zudem sind wir heute auch in der Lage, unsere Aufträge direkt im Anschluss an die Durchführung abzurechnen, zugunsten unserer Liquiditätssicherung«, gibt Römer ein Beispiel.

»Die Bestellprozesse sind alle in der Projektakte hinterlegt und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet, was die Begleit- und Nachkalkulation unserer Projekte wesentlich vereinfacht. All dies ist nun in der pds Software übersichtlich abgelegt, was uns eine bessere Steuerbarkeit unserer Aufträge und Projekte ermöglicht. Trotz der großen Bestellmengen für unsere Lagervorhaltung ist die Nachvollziehbarkeit der Materialbestände und -bewegungen in pds wesentlich einfacher geworden. Lieferscheine werden heute nicht mehr physisch abgelegt und manuell mit den Rechnungen abgeglichen, dies geschieht heute alles voll digital in pds.«

Auch die Abwicklung und die Abrechnung von Aufmaßen ist mit pds deutlich einfacher geworden. »Dank intelligenter Zuordnungen und die Anbindung von Großhandels-Systemen benötigen wir für die Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen mit 600 Positionen zudem heute keine Woche mehr, sondern lediglich zwei Tage. Wir sind mit pds einfach sehr viel schneller und effizienter geworden«, so Römer weiter. »Als nächstes steht die Einführung der pds-Mitarbeiter-App und die Optimierung unserer Ressourcen- und Urlaubsplanung mit pds auf der Agenda. Zudem möchten wir künftig aufgrund der enormen Nachfrage im Bereich Photovoltaik den Angebotsprozess durch Anbindung an eine Weblösung automatisieren.«