Digitale Arbeitsweise im Elektrofachbetrieb

Begonnen als klassischer Elektrobetrieb hat sich Elektro Rößler heute auf Gebäudeautomation spezialisiert. Schulungen und Weiterbildungen für die Belegschaft sowie viel Erfahrung machten den Betrieb zum Fachbetrieb für Gebäudeautomation, SmartHome-Technologien, Sicherheitssysteme und E-Mobility. Elektro Rößler ist ein gefragter Spezialist für komplexe Gebäudeautomatisierung, speziell in der gewerblichen und öffentlichen Gebäudeleittechnik. Der Markt hat sich für Elektro Rößler weiterentwickelt und auf anspruchsvollere Anwendungen verschoben. Das Unternehmen konzentrierte sich daher zunehmend auf die gewerbliche Gebäudeautomation, etwa in großen Hotels oder öffentlichen Gebäuden. Diese Ausrichtung brachte dem Unternehmen nicht nur eine stabile Position auf dem Markt, sondern auch eine enge Bindung zu einer Vielzahl von Stammkunden.

Zuvor arbeitet der Betrieb für die ersten Monate noch mit Excel-Tabellen, bis Geschäftsführer Pierre Rößler entschied, ein umfassenderes ERP-System einzusetzen. »Das einzige System, das ich kannte, war aus der Meisterschule, und das war mein Maßstab«, erklärt Rößler.

Als er auf Streit V.1 stieß, war er beeindruckt. Besonders der umfangreiche Elektro-Artikel- und Leistungskatalog der Software überzeugte ihn, da dieser ihm eine klare Struktur und effizientes und schnelles Arbeiten innerhalb der Projektkalkulation bot. Auch die Möglichkeit, Dokumente einfach per Drag-and-drop in den Container zu ziehen, empfanden Christine und Pierre Rößler schon damals als innovativ und zeitsparend.

Genauso wie viele andere Module wie das digitale Archiv oder die Funktionen rund um den Rechnungseingang. Eingehende Rechnungen werden automatisch eingelesen und direkt dem richtigen Lieferschein zugeordnet – ein Vorgang, der sich gleich fest etabliert hat, sodass Christine Rößler nicht mehr darauf verzichten mag. »Direkt zu Beginn habe ich schon gemerkt, dass hinter Streit V.1 mehr steckt«, beschreibt P. Rößler seinen Eindruck, der schließlich den Ausschlag gab, die Software im Betrieb zu implementieren.

Gleich mit dem vollen Funktionsumfang von Streit V.1 zu starten, hätte sich im Nachhinein für Elektro Rößler langfristig als der effizienteste Weg erwiesen. Anfangs hatte das Unternehmen nicht den kompletten Umfang lizenziert und lediglich die Auftragsbearbeitung im Einsatz – eine bewusste Entscheidung, um sich Schritt für Schritt an die Software heranzutasten. »Für uns als kleiner Betrieb war das auch erstmal völlig in Ordnung«, so Geschäftsführer P. Rößler. Doch schon bald zeigte sich, dass mit jedem zusätzlichen Modul, das integriert wurde, der Nutzen der Software wuchs und sich weitere Potenziale entwickelten: Zunächst kam die Projektbearbeitung und weitere Module hinzu bis der Betrieb schließlich auf das Lizenzmodell »Streit V.1 Complete« umstellte.

Dieses Miet-Lizenzmodell enthält von Beginn an alle Module, die jedoch ebenso nach und nach integriert werden können. Heute wird dieses Lizenzmodell standardmäßig ausgeliefert, was aus Sicht von Rößler Anwendern den größten Nutzen bringt. Das habe die Erfahrung gezeigt. P. Rößler weiß heute zum Beispiel, dass sich besonders bei der Finanzbuchhaltung die fehlende Integration später bemerkbar macht und zusätzliche Nacharbeit erfordert.

»Früher oder später kommt man im Unternehmen ohnehin an den Punkt, an dem man weitere Funktionen und Module braucht. Das bringt die Weiterentwicklung mit sich«, sagt er. Für kleine und mittlere Betriebe empfiehlt Rößler daher, früh auf ein Komplett-System wie Streit V.1 zu setzen, das alle Bedürfnisse abdeckt und mit dem Unternehmen wachsen kann.

»Als Neugründer oder kleiner Betrieb kennt man oft die Tragweite noch nicht und die Möglichkeiten, weitere digitale Prozesse zu integrieren«, fügt er hinzu. Dennoch sei die Digitalisierung ein Prozess. Verschiedene Dinge machen erst zu einem bestimmten Zeitpunkt Sinn oder der Bedarf wird erst nach und nach ersichtlich. Deshalb sei es gut, eine Lösung zu haben, die für alle Digitalisierungsschritte gewappnet ist.

Mobiles Arbeiten früh im Fokus

Ebenfalls sehr früh wurden die Weichen für mobiles Arbeiten und digitale Prozesse im Handwerksbetrieb gestellt. »Ich schaue da sehr weit in die Zukunft«, beschreibt P. Rößler seine Herangehensweise. Noch bevor Tablets im Handwerk etabliert waren, setzte Rößler auf mobile Technologien und investierte bereits in Laptops mit Touchscreen – eine damals kostspielige Ausstattung (Bild 4).

Diese Vorreiterrolle erforderte nicht nur technische Lösungen, die durch Streit V.1 bereits damals möglich waren, sondern auch Überzeugungsarbeit bei den Kunden. Diese haben anfangs noch skeptisch auf die digitale Unterschrift und die neuen Prozesse reagiert. Die Entschlossenheit von P. Rößler, frühzeitig auf digitale Arbeitsmethoden zu setzen, legte den Grundstein für den heutigen Erfolg und die nahtlose Integration von Tablets und Apps im Betriebsalltag. »Im Nachhinein betrachtet, war es Pionierarbeit – doch die Entscheidung, diesen Weg zu gehen, war genau richtig.«

Geschäftsführer Rößler berichtet, wie sich dieser Ablauf in den Alltag integriert hat – man denke kaum noch darüber nach, wie viel Arbeit einem die App abnimmt. Erst als vor einigen Jahren der Einzelplatzserver für kurze Zeit ausfiel und das Team wieder auf Papierarbeit zurückgreifen musste sowie Arbeitsschritte wieder im Büro stattfanden, wurde ihm der Mehrwert der App richtig bewusst. »Eine Woche lang alles händisch machen zu müssen, war ein enormer Aufwand. Es hat sich Unmengen von Papier angesammelt«, erinnert er sich. Diese Erfahrung zeigte ihm umso deutlicher, dass die mobile Lösung aus dem Betrieb nicht mehr wegzudenken ist.

Neben »Monteur+« kommen weitere Apps zum Einsatz, die das Team bei der täglichen Arbeit unterstützen. »Wir nutzen außerdem die Apps ‚Zeit+‘, ‚Aufmaß+‘ sowie die ‚Lager-App‘«, berichtet P. Rößler. Diese Tools sorgen für eine nahtlose und effiziente Kommunikation zwischen Büro und Baustelle. Die mobile Erfassung von Arbeitszeiten und dem Aufmaß spart Zeit und minimiert Fehlerquellen, was dem Unternehmen ermöglicht, flexibel auf Kundenbedürfnisse zu reagieren und Projekte noch effizienter abzuwickeln.

Digitale Schnittstellen für Zusammenarbeit mit externen Partnern

Dank der Schnittstellenfunktionalitäten in der Software wurde die Zusammenarbeit mit externen Partnern wie dem Steuerberater vereinfacht. Die Kontierung für den Steuerberater werde jetzt automatisch vorbereitet. Anfangs benötigte die Kanzlei einige Zeit, um sich an die digitale Übergabe anzupassen. »Am Ende machen wir jetzt die doppelte Arbeit in der Hälfte der Zeit«, stellt Rößler zufrieden fest. Die effizienten Prozesse sparen beiden Seiten wertvolle Zeit und ermöglichen eine reibungslose, digitale Abwicklung ohne Mehraufwand.

Generationenübergreifende Akzeptanz und Anpassung der digitalen Arbeitsweise

Die Einführung digitaler Arbeitsmethoden wird im Betrieb generationenübergreifend wahrgenommen. Während die jüngeren Mitarbeiter, insbesondere die Auszubildenden und Projektleiter in den Zwanzigern, den digitalen Workflow als selbstverständlich erachten und mühelos in die Systeme eintauchen, ist die Anpassung bei älteren Kollegen manchmal etwas langsamer.

Geschäftsführer P. Rößler hat die Erfahrung, dass gerade technik­affine Mitglieder der älteren Generation aber durchaus positiv auf die digitalen Tools reagieren, während andere die Umstellung zunächst zögerlicher angehen. Doch auch sie finden sich in die neue Arbeitsweise ein. Die meisten wollen die Erleichterungen durch digitale Arbeitsnachweise und mobile Geräte nach einiger Zeit nicht mehr missen. Besonders hilfreich seien dabei die Unterstützung und Schulung von neuen Kollegen durch erfahrene Teammitglieder oder durch das Berater- und Support-Team bei Streit.

Die Unterstützung durch Beratung, Schulungen und schneller Support ist ein echter Vorteil. Während individuelle Fragen manchmal durch persönliche Termine vor Ort geklärt werden, steht den Mitarbeitern im Arbeitsalltag der telefonische Support zur Seite. P. Rößler dazu: »Der Telefon-Support der Firma Streit ist einzigartig. Es gibt kein Ticketsystem wie bei anderen Programmanbietern. Die schnelle und persönliche Unterstützung ist sehr zielführend, anstatt lange auf eine Antwort warten zu müssen.« Ein Ticketsystem hält er für sehr ungeeignet. Man müsse sein Problem beschreiben, was bei einer Softwareanwendung umständlich und schwierig sein kann.

Daneben bietet Streit Software mittlerweile auch eine Online-Akademie mit Videoschulungen oder Webinaren an, die vor allem neue Teammitglieder nutzen, um sich schnell in die Software einzuarbeiten oder kurze Fragen eigenständig zu klären.

Effizienz, Flexibilität und Unternehmensberatung durch Digitalisierung

Die fortlaufende Digitalisierung des Betriebs bleibt ein zentrales Ziel. Elektro Rößler plant, künftig weitere Apps zu testen und Arbeitsprozesse weiter zu optimieren. Besonders das Workflow-Tool hat P. Rößler im Blick. Obwohl die Implementierung eines durchgängigen Workflows noch einige offene Fragen aufwirft und eine detaillierte Planung notwendig ist, verspricht er sich klare Vorteile: Automatisierte, schlankere Abläufe.

Für die Zukunft sieht P. Rößler außerdem Möglichkeiten in einer noch weiter ausgebauten digitalen Steuerung und Übersicht der betrieblichen Kennzahlen. Die bestehenden Auswertungs- und Projektübersichtsfunktionen bieten schon heute eine wertvolle Basis, um den Überblick über die wöchentlichen und monatlichen Umsätze sowie den aktuellen Stand der Projekte zu behalten. Eine zusätzliche App, die in Echtzeit Prognosen, Cashflow-Analysen und Umsatzindikatoren liefert, wären aus seiner Sicht gerade für kleinere Serviceaufträge ideal, um flexibel und vorausschauend auf die aktuelle Finanzlage reagieren zu können.

In puncto Beratung wünscht sich P. Rößler, dass Software-Anbieter auch immer mehr übergreifende Beratungsangebote, die in den gesamten Betrieb reichen, bietet. Diese lassen den Betrieb über den Tellerrand blicken, um Prozesse in der Tiefe zu verstehen und zu optimieren. Schon jetzt nimmt Rößler Leistungen von Unternehmensberatern wahr. Diesen Mehrwert sieht er auch bei seiner Betriebssoftware, da digitale Prozesse und Unternehmensführung zusammengehören. Der Softwareanbieter sieht sich zunehmend als Berater für umfassende digitale Unternehmensprozesse und darin großes Entwicklungspotenzial.

Fazit

Zusammenfassend ist sich Rößler sicher, dass Streit V.1 die Anpassung an die digitale Geschwindigkeit möglich macht und dabei den Fokus auf klare, kundenorientierte Prozesse richtet – eine Stärke, die sich bereits heute auszahlt und in Zukunft weiterentwickelt werden soll. »Wir nutzen Streit V.1 weil wir unsere Betriebsprozesse effizient gestalten können und auch einen positiven Eindruck beim Kunden hinterlassen. Zudem wollen wir auch in Zukunft reaktionsfähig sein, was den Fortschritt der digitalen Arbeitsweise angeht. Mit Streit V.1 sind wir gewappnet«, resümiert P. Rößler.