Fehlannahmen zur E-Rechnung

Dieser Artikel räumt mit den häufigsten Irrtümern auf. Denn wenn Unternehmen jetzt handeln, vermeiden sie unnötige Probleme oder Verzögerungen.

Fehlannahme 1: »Mich betrifft die E-Rechnung nicht.«

Nach wie vor schieben Handwerksbetriebe das Thema E-Rechnung auf. Häufig unter der Annahme, dass sie nicht von der Regelung betroffen sind. Schließlich besteht ihr Kundenstamm vor allem aus Endverbrauchern. Oft kommen von Inhabern kleiner Unternehmen oder von Freiberuflern Sätze wie: »Das betrifft doch nur die großen Firmen oder bestimmte Branchen. Aber ich arbeite ja nur mit Privatkunden zusammen.« Besonders Betriebe, die nicht viele Rechnungen schreiben oder empfangen, fühlen sich von der Gesetzesänderung nicht angesprochen.

Fakt: Die E-Rechnung betrifft alle Unternehmer

Die Annahme, nichts tun zu müssen, erweist sich als großer Irrtum. Seit dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dies gilt unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Anzahl der Rechnungen. Ob GmbH, Kleingewerbe oder Einzelunternehmer – jeder muss die neuen Vorschriften beachten.

Um es noch einmal deutlich hervorzuheben: Die Regelung betrifft die Annahme von E-Rechnungen. Daher sollten sich Unternehmen, wenn Zeit und Kapazitäten knapp sind, zumindest mit den eigenen Rechnungseingangsprozessen beschäftigen. Über alle Ausgangsprozesse – vom Ausstellen bis zum Versenden von elektronischen Rechnungen – können kleinere Betriebe zur Not auch später nachdenken.

Fehlannahme 2: »Die Übergangsfristen geben mir mehr Zeit.«

Manche Unternehmen gehen davon aus, dass das Gesetz Übergangsfristen vorsieht. Daher sehen sie keine Dringlichkeit in der Thematik und vertagen Prozessänderungen. Viele Unternehmer denken, sie haben noch genü­gend Zeit, sich mit der E-Rechnung zu beschäftigen. Gerade kleinere Betriebe, die ihre Buchhaltung oft nebenbei erledigen, verschieben solche Neuerungen gern in die Zukunft.

Fakt: Keine Übergangsfrist für den Empfang von E-Rechnungen

Im Gesetz ist klar geregelt: Es gibt keine Übergangsfrist für die Annahme elektronischer Rechnungen. Wer im Januar 2025 ein Gewerbe betreibt, muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Es reicht also nicht aus, wenn sich Unternehmen erst in einigen Monaten mit dem Thema beschäftigen. Sie sollten am besten noch heute damit beginnen, ihre Prozesse zu prüfen und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.

Das gilt gerade für Betriebe, die bisher kaum mit elektronischen Prozessen in der Buchhaltung arbeiteten. Sie müssen sich auf die neue Situation einstellen. Handeln Unternehmen nicht rechtzeitig, können sie womöglich Rechnungen nicht mehr korrekt empfangen und verarbeiten. Dies kann wiederum zu erheblichen Problemen führen.

Großzügigere Übergangsfristen gewährt der Gesetzgeber kleinen Betrieben nur bei Erstellung und Versand von E-Rechnungen. Hier bleibt je nach Umstand bis Ende 2027 Zeit. Nichtsdestotrotz sollten Unternehmer schon heute auch über ihre digitalen Rechnungsausgangsprozesse nachdenken.

Fehlannahme 3: »Ein revisionssicheres Archiv brauche ich erst später.«

Ein weiteres Missverständnis betrifft die Aufbewahrung von E-Rechnungen. Viele Unternehmer glauben, sie können die Umstellung auf ein revisionssicheres Archiv aufschieben. Oft heißt es: »Das kann ich später immer noch machen.« Manche meinen auch, ein einfacher Ordner auf dem Computer oder das E-Mail-Postfach reicht als Archiv für E-Rechnungen aus.

Fakt: Ab 2025 benötigt jedes Unterneh­men ein revisionssicheres Archiv

Seit Januar 2025 müssen Unternehmen jede E-Rechnung in einem revisionssicheren Archiv aufbewahren. Das bedeutet: Die Speicherung der elektronischen Rechnungen muss nicht nur sicher, sondern auch nachvollziehbar und unveränderlich erfolgen. Ein revisionssicheres Archivsystem stellt sicher, dass alle Dokumente den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Zudem finden Unternehmen die Dokumente im Falle einer Betriebsprüfung leicht. Betriebe müssen für elektronische Rechnungen auf ein GoBD-konformes System umsteigen, das die Richtigkeit und Vollständigkeit der archivierten Dokumente dokumentiert.

Fehlannahme 4: »Ein PDF ist eine E-Rechnung.«

Viele Unternehmen nehmen an, dass sie bereits mit E-Rechnungen arbeiten. Dabei meinen Betriebe Rechnungen, welche sie als PDF-Dateien versenden oder empfangen. Diese Annahme beruht darauf, dass viele bereits die digitale Rechnungserstellung und -verarbeitung implementierten. Dadurch gehören Rechnungen als PDF-Dateien bereits in vielen Unternehmen zum Standard.

Fakt: Ein PDF ist keine E-Rechnung

Auch wenn ein PDF auf den ersten Blick gleich einer elektronischen Rechnung aussieht, handelt es sich nicht um eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. E-Rechnungen, wie das ZUGFeRD- oder XRechnung-Format, bestehen nicht aus einem Bild, sondern aus einem Datensatz, der als Beleg dient. Da zumindest das ZUGFeRD-Format mit einem Sichtbeleg kommt, mag der der Unterschied im Alltag auf den ersten Blick jedoch nicht immer auffallen. Den strukturierten Datensatz können Betriebe nur mittels spezieller Software verarbeiten.

Fehlannahme 5: »Mein Steuerberater kümmert sich darum.«

Viele Unternehmer glauben, dass sie sich nicht weiter um das Thema E-Rechnung kümmern müssen. Sie sind der Annahme, dass sich ihr Steuerberater der Thematik annimmt. Doch diese Gedankengänge führen dazu, dass Betriebe die eigene Verantwortung aus den Augen verlieren. Es reicht nicht aus, sich allein auf den Steuerberater zu verlassen.

Fakt: Steuerberater sind nicht für betriebsinterne Prozesse zuständig

Unternehmer sollten mit ihrem Steuerberater aktiv darüber sprechen, wie sich die zukünftige digitale Zusammenarbeit und der Austausch von Belegen zwischen Betrieb und Kanzlei reibungslos gestalten. Schließlich ist der Steuerberater nicht an unternehmensinternen Prozessen beteiligt. Sind diese aber optimal digital aufgestellt, erleichtert das allen Seiten die Arbeit. Auch wenn der Steuerberater eine wichtige Rolle spielt, liegt die Verantwortung beim Unternehmer.

Fazit: Nicht mehr warten, sondern jetzt aktiv werden

Die E-Rechnung betrifft alle Unternehmen, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Es gibt keine Ausnahmen und keine Übergangsfristen. Betriebe müssen sich jetzt mit der neuen gesetzlichen Rege­lung auseinandersetzen. Der erste Schritt besteht darin, die Buchhaltung auf digitale Beine zu stellen. Gleichzeitig gilt es, eine geeignete Software zu finden, mit der Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten. Je schneller sich Betriebe um die Thematik kümmern, desto reibungsloser läuft der Übergang in den neuen Abrechnungsprozess.