Praxisfrage

Dokumentation in elektronischer Form

A B. aus Baden-Württemberg | 21.08.2018

Im Rahmen einer VdS-Prüfung in einem großen Industriebetrieb forderte der Prüfer, dass die zur Anlage gehörende Dokumentation im Schaltschrank in Papierform vorliegen muss. Wegen des erheblichen Aufwands der Pflege haben wir in der Vergangenheit keine Ausdrucke mehr erzeugt. Die Mitarbeiter verfügen über einen Tablet-Rechner, auf dem immer der aktuelle Dokumentationsstand vorhanden ist und der mit zur Schaltanlage genommen werden kann. Kann der Prüfer trotz vorliegender Dokumentation in elektronischer Form einen Ausdruck auf Papier fordern? Neben dem monumentalen Aufwand des ständigen Austauschs in Papierform sehen wir zusätzlich den ökologischen Vorteil bei Verzicht auf Papier. In der Software Eplan kann oft die Änderung auf einer Seite im Stromlaufplan den Ausdruck von einer großen Anzahl an weiteren Seiten mit Querreferenzen erfordern. Alle Pläne werden ständig gepflegt und können beim Kunden außerdem als PDF-Dokument von einem PC (ständig verfügbar, notstromversorgt) auch bedarfsweise ausgedruckt werden. Die Einstellwerte von Überstromschutzeinrichtungen von fast ausschließlich vorhandenen Profibus-Antriebsabgängen werden zentral in einer Datenbank abgelegt. Die Datenbank kann ebenfalls zu jedem beliebigen Zeitpunkt von einem beim Kunden immer in Betrieb befindlichen Rechnersystem (notstromversorgt) aus eingesehen werden. A. B., Nordrhein-Westfalen

Expertenantwort vom 20.09.2018

Karsten Callondann

Elektroingenieur und seit zwanzig Jahren in der Schadenverhütung tätig. Dabei war und ist er in verschiedenen Positionen für die VdS-Schadenverhütung und den Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) tätig. Er ist Mitarbeiter in zahlreichen DKE-Komitees und GDV-Gremien zur Erstellung von VdS-Richtlinien.

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Kommentare aus der Community (5)

A. H.

Sachsen

18.11.2019

10:24 Uhr

Der aktuell gültig und auch die letzten vorliegenden Befundscheine VdS 2229 enthalten auf Seite 2 lediglich die Fragen:

Wenn Isolationswiderstandsmessungen nicht möglich sind: Lagen ersatzweise Messprotokolle über Isolationswiderstandsmessungen vor?
Liegen aktuelle Nachweise für die Prüfung der ortsfesten elektrischen Anlage nach DGUV Vorschrift 3 vor?

die mit ja oder nein durch Markieren mit Kreuz durch den SV beantwortet werden müssen.

Obwohl auf der letzten Tagung der SV VdS mündlich vorgegebene wurde und angekündigt wurde, daß diese Angaben vor Ort an der Verteilung vorgehalten werden müssen, enthielt der nachfolgend ausgegebenen und anzuwendende Befundschein wieder nur die o.a. allgemeinere Formulierung, da offen sichtlich nicht anders praktikabel und nicht mehr zeitgemäß.
Ursächlich waren wohl Erkenntnisse aus einigen Beispielen beim VdS, daß mit Markierungen zu Wiederholungsprüfungen z.B. auch E-Check Plaketten von einzelnen Prüfern oder Fachbetrieben etwas großzügig umgegangen wird. Erteilung der E-Check Plakette und aufkleben heißt eigentlich nach den dazu gültigen Richtlinien, die Anlage wurde geprüft und ist Mängelfrei. Ich selber kenne viele Anlagen mit E-Check Plakette nach Errichtung in denen aber von Baubeginn an Mängel festgestellt werden können. Daher erwartete der VdS zu solchen Prüfungen nach DGUV V3 oder E-Check auch die Vorlage eines entsprechenden Protokolls. Mit den Anforderungen in VDE 0105 - 100 zur Form des Prüfprotokolls kann dieses aber auch recht mager ausfallen. Ob das dann in der Anlage liegt oder elektronisch vorhanden aber beim Betreiber zugänglich ist spielt dann auch keine Rolle mehr. Daher muß man diese Frage wie das Protokoll aussehen soll und wo es vorgehalten wird differenziert betrachten.
Bei einem vor Ort vorhandenen Industriebetrieb oder sonstigem Unternehmen mit örtlich vorhandener Technischer Leitung ist es wohl egal ob die Protokolle vor Ort an der UV vorliegen oder ob man diese beim technischen Leiter oder zentralen E-Werkstatt unabhängig ob als Papier oder als elektronische Dokumentation einsehen kann. Dort reicht mir die Prüfmarke an der UV und die Einsichtnahme in Stichproben oder bei Widersprüchen und Problemen.
Anders sieht es in einer vernetzten und räumlich getrennten Organisation z.B. Schulen oder große überregionale Immobilienbetreuungen aus. In der Regel werden dort die Aufträge zur Prüfung einzelner Objekte zentral vergeben und erfolgt auch die Abrechnung und Dokumentation zentral. Dann ist es natürlich schwierig, wenn vor Ort an einer UV in einem anderen Stadtbezirk oder sogar anderen Bundesland außer der Prüfmarke keine Dokumentation vorhanden ist. Zu dem Zweck gibt es ja bei BMA, SIBE oder in TST Wartungs- und Betriebsbücher. Dann halte ich die Vorhaltung der letzten Prüfprotokollen auch vor Ort in der UV oder bei einer örtlich zuständigen und greifbaren Person als Zweitschrift oder auch bei elektronischem Zugang für notwendig oder fordere diese elektronisch bei der zentrale ab. Ein praktisches Beispiel ist der Nachweis des halbjährliche Test der Fehlerstromschutzschalter durch die Benutzer. Da die Benutzer örtlich vorhanden sind, ist es leicht organisierbar, daß auch Prüfnachweise als Listen und Tabelle in den Verteilern liegen und alle paar Jahre zentralisiert archiviert werden. Ich denke ein generelles schriftliches Vorhalten vor Ort ist nur für die Anlagendokumentation - Schaltpläne, Bedienungsanleitungen u.ä. erforderlich, für die Wiederholungsprüfungen mit Einträgen in entsprechenden örtlichen schriftlichen oder elektronischen Betriebsbüchern und im speziellen nur für die dargestellten Fälle. Aus zwanzig jährige Tätigkeit für den VdS habe ich da keine anderen Erkenntnisse.
A. F.

Bayern

18.11.2019

10:24 Uhr

bei uns wurden alle Dokumente in Papierform aus den Schaltschränken entfernt, da angeblich die Brandversicherung das fordert.
Eine Zeitlang gab es Ablagekästen neben den Schaltschrank, mittlerweile gibt es für jede Produktionsline 1 oder 2 Schränke für die Dokumentation die vor Ort benötigt wird.
Der Rest liegt elektronisch in der Maschinenakte die über SAP verwaltet wird.
Ich denke was der Prüfer hier fordert, ist nicht mehr Zeitgemäß und beißt sich mit anderen Vorschriften.
H. K.

Niedersachsen

18.11.2019

10:24 Uhr

Ich sehe es anders als manche anderer und schlage mich auf die Seite des Prüfer. Meine Argumente: Es muss jedem möglich sein, die Daten einzusehen. Eine Speicherung auf Daten-Plattformen können das verhindern. Zugriff nur mit Zugangsdaten, was ist bei Stromausfall? Für die Fehlersuche wird die Dokumentation benötigt. Optimal ist es wenn beide wegen benutzt werden. Das mit dem Brandschutz ist eine Idee, ich überlege das als Grund beim Finanzamt zu nennen, deshalb ist es zu gefährlich Buchführung zu betreiben, das viele Papier ist ja eine Nahrung für Feuer.
P. G.

Bayern

18.11.2019

10:24 Uhr

Es ist interessant diesen Artikel zu lesen, da es auch bei uns Überlegungen gibt, die Doku über Tablets bereitzustellen, um den großen Aufwand die Papierdoku aktuell zu halten zu verringern. Vielen Dank dafür.
In einem muss ich dem Autor jedoch widersprechen, es gibt Tablets für den Ex-Bereich, auch für Zone 1/21.
R. H.

Berlin

18.11.2019

10:24 Uhr

die Idee "Finanzamt" im dritten Kommentar gefällt mir (Scherz)...

Soweit mir bekannt ist, ist das einkleben der Prüfplakette immer auch mit der Dokumentation verbunden. Soll heißen, dass nach Abschluss der Prüfung das Ergebnis dem verantwortlichen Betreiber der Anlage ausgehändigt wird. In vielen Fällen sind darin Nacharbeiten vermerkt, die aber nicht grundsätzlich zu einer Stilllegung der Anlage führen, dennoch aber zeitnah behoben werden müssen.

In meiner Praxis als zuständiger Prüfer überwiegend für Anlagen in Wohnbereichen für Wohnungsgesellschaften werden die Protokolle immer als .pdf Dateien übermittelt und ins dortige SAP System eingepflegt. Auftraggeber sind die zuständigen Verwalter, die aus den Protokollen Rückschlüsse für weitere Maßnahmen, ggf. auch fürUmbau, Erneuerungen oder Reparaturen, zuständig sind. Vor Ort liegen demnach nur die üblichen Unterlagen der Stromkreisverteilungen vor. Bei Fehlen einer solchen wird ein Mangel notiert. Die Mängel verhindern allerdings meistens nicht zur Verweigerung der Prüfplakette. Die Verantwortung liegt somit beim Betreiber der Anlage, der jetzt Kenntnis vom Zustand hat und reagieren muss. Das geschieht hier immer im Rahmen eines Mieterwechsels und vor Neuvermietung. Dazu ein Lob an dieser Stelle für diese Wohnungsgesellschaft, die generell bei Mieterwechsel einen Prüfauftrag beauftragt, selbst wenn der Prüfzeitraum noch innerhalb des Vierjahresrythmusses liegt.

Fazit: die elektronische Form in diesem Fall hat sich seit Jahren bewährt. Bei mehr als 8000 Wohneinheiten und bis zu 500 Prüfungen im Jahr ist die Vorgehensweise m.E. vorbildlich. Leider stelle ich fest, dass sich die überwiegende Anzahl an Wohnungsgesellschaften den Aufwand aus Kostengründen erspart. Prüfungen ergeben nicht selten erhebliche Mängel, die dem Anschein nach bereits seit Jahren bestanden haben. Es grenzt schon an ein Wunder, dass es nicht mehr Elektrounfälle in Wohnbereichen gibt bei derartigen Zuständen.

mit kollegialen Grüßen
R.H., Berlin

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